Cómo recuperar fácilmente información no estructurada

Este post choca ya desde un principio con la base de lo que sería un documentalista, un archivero, un profesional de la información en definitiva, porque siempre intentamos precisamente estructurar la información para facilitar una recuperación rápida y eficaz. De hecho, choca directamente con el título mismo de este blog, “info en orden”. Pero a veces, hay que olvidarse de los principios y ser muy práctico. Y en eso no me gana nadie. 🙂

El otro día un investigador del archivo en el que trabajo me preguntaba una manera para guardar cierto tipo de información, muy diversa, recuperada en conversaciones, bibliotecas, en el sofá de casa, mirando las revistas en el dentista, etc.; no para publicarla en sí directamente sino para poder tomar notas de forma rápida y luego estructurarla en casa.

El investigador en cuestión usaba (horror) las notas del móvil (en local, no en la nube) pero luego tenía que volver a redactar en el ordenador todo lo que había almacenado en el móvil. Buf, qué palizón. Una muy buena opción (y así se lo comenté) sería usar Evernote, que abre el abanico de posibilidades de manera fantástica, permitiendo adjuntar fotos y, sobre todo, teniendo en cuenta que tiene una versión de escritorio que permite sincronizar los datos de diversos dispositivos, es decir, ver en el ordenador lo que hemos almacenado inicialmente en el móvil.

Pero el investigador necesitaba una respuesta sencilla y práctica y sobre todo había que primar la facilidad de recuperación. Y mi respuesta fue casi inmediata, pensar en Google. Una de las cosas que más engorro me supone en el trabajo es tener que usar el Outlook (lo siento por el sr. Microsoft) porque la manera para recuperar la información, tanto los contactos en sí como del cuerpo del correo me resulta una misión imposible muchas veces. No hay manera! En cambio, en Gmail, con la tecnología de recuperación de san Google, siempre encuentro tanto contactos como cualquier información de una conversación de forma rápida y eficaz, de hace 5 días o 5 años. Que es en el fondo lo que todos queremos.

Porque el problema era, por ejemplo, eso que leí hace dos meses sobre, me invento, la música en las películas de Woody Allen, dónde lo leí y qué decía exactamente? Pues mi recomendación fue crear un correo de Gmail paralelo como por ejemplo vidaymilagros@gmail.com y usar este correo para enviarnos, a nuestro correo principal, estos mensajes con texto, a veces alguna foto, sobre tal o cual tema, con referencias bibliográficas, etc. Y luego, crear un filtro para que a los mensajes que vengan de vidaymilagros@gmail.com se etiqueten como “pendiente de archivar”, por ejemplo, y se autoarchiven directamente, ya no aparezcan en la bandeja de entrada (todo esto está explicado en el post sobre cómo crear filtros y también en el de las etiquetas, keep calm). Cuando queramos volcar toda esta información en el ordenador para trabajarla, no tendremos más que ir a nuestro correo a la etiqueta correspondiente y buscar y copiar. Porque esto sí, hay que tener en cuenta que tarde o temprano, si queremos utilizar la información, nos será más útil estructurarla en cierta manera. Aunque también podéis profundizar en las posibilidades de Gmail, e invertir lo que os he explicado al principio, y enviar los mensajes desde nuestro correo principal a este de vidaymilagros@gmail.com, y allí ir estructurándola con ayuda de las etiquetas, clasificándola con etiquetas y subestiquetas por las materias y las temáticas o formatos que nos interesen. Aunque aquí sí que incluso Gmail se nos queda pequeño en comparación con las posiblidades que ofrece una buena base de datos.

Termino diciendo que no hay que descartar completamente la aplicación de Evernote. Cada persona es un mundo, y hay gente que no podría ni trabajar ni vivir sin ella. Yo la uso, pero no en profundidad, en principio porque sinceramente creo que no necesito ir mucho más allá de tomar cuatro notas básicas. Pero lo que no me atrae mucho es la manera de presentarte todas las notas una detrás de otra. A mi me gustaría tener, como si dijéramos, una bandeja de entrada con las notas que más uso, como las de la lista de la compra y tareas por hacer. Y poder archivar las antiguas, las que no uso frecuentemente sino que solo necesito tener ahí guardadas para poderlas ver una o dos veces al año. ¿No sería fantástico? Bueno, creo que le estoy pidiendo googles al olmo. 😛

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