Cómo ganar espacio en el correo de Gmail

Cuando abres una cuenta en Gmail y ves que tienes 15 GB de espacio en la nube piensas… buf, nunca los voy a llenar. Pues bien, con los años, las fotos, los Powerpoint graciosos y demás adjuntos de gran tamaño, llega un momento que sí. En mi caso nunca lo he llegado a tener lleno, siempre procuro vaciarlo un poco antes.

El problema es cómo vaciarlo, puesto que a primera vista no se puede filtrar por el peso de los correos. Además, acordaros, al principio ni tan siquiera existía la opción de borrar un mensaje porque la publicidad era en plan ¿para qué quieres borrar ningún mensaje si tienes un montón de gigas de espacio? Así que lo guardábamos todo, incluso cosas que queríamos borrar!

Para solucionar esto yo os propongo 2 recomendaciones:

  • La primera, muy obvia pero no por ello menos importante: eliminar enseguida correos con adjuntos que ya sepamos que no nos van a interesar. Por ejemplo, cuando nos envían un vídeo muy gracioso que no nos hace ninguna gracia. Pues directo a la papelera. Todos pensamos “esto ya lo ordenaré luego”, pero es en ese momento cuando sabemos qué queremos hacer con ello; “luego” ya no nos acordamos de qué era importante y qué no…
  • La segunda es, cada cierto tiempo, hacer una búsqueda por el peso de los ficheros y eliminar aquellos correos con adjuntos que veamos que pesan mucho y no nos interesa guardar. No nos engañemos: lo que llena el correo son los adjuntos, no el millón de mensajes que tengamos. Yo lo que hago es que cuando veo que llega al 50% de capcidad hago una búsqueda y elimino algunas conversaciones.

! CUIDADO Recordad que en Gmail no se borran mensajes individuales sino conversaciones (cadenas de mensajes); o sea que cuidado al borrar, hay que fijarse bien que toda la conversación se pueda eliminar.

Para conseguir nuestro objetivo, Gmail nos ofrece algunas funcionalidades en la búsqueda que no son visibles a primera vista pero que son muy útiles. Una de ellas es filtrar por el tamaño del fichero adjunto.

Además, es conveniente combinar la búsqueda por tamaño de los adjuntos con la antigüedad de los mensajes. Y es mejor dejar siempre los mensajes del último año sin tocar (a no ser que lo hagamos en el mismo momento en que los recibimos, como señalaba al principio del post), porque los borraremos de manera más o menos automática y es más seguro, para evitar eliminaciones no deseadas.

Vamos a ver unos cuantos ejemplos.

1. Entramos en nuestra cuenta de Gmail y en la caja de búsqueda de arriba ponemos: “larger:1m older_than:1y”. Así le estamos pidiendo que nos recupere los mensajes con una antigüedad de 1 año o más y que pesen más de 1 MB.

131019_Filtrar_Tamano_Gmail_01

Como véis en la imagen me recupera 104 conversaciones (aproximadamente).

2. Ahora tenemos 2 opciones:

  • Borrar directamente estas 104 conversaciones, cosa que no os recomiendo porque podemos borrar mensajes que nos interese mucho conservar.
  • Ir mirando por encima las 104 conversaciones a ver qué podemos borrar.

3. También se puede buscar por ficheros de gran tamaño y filtrar sólo los que sean mayores de 5 megas: “larger:5m older_than:1y”.

4. O si hace muchos años que tenéis el correo de Gmail, retroceder 4 o 5 años: “larger:5m older_than:4y”. 

 

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