Cómo crear y organizar las etiquetas de Gmail

Hoy vamos a ver cómo gestionar las etiquetas de Gmail, el correo electrónico de Google. En otro post ya vimos cómo crear filtros para Gmail.

En este post vamos a ver:

-Un par de trucos para hacernos la vida más fácil en la gestión de las etiquetas.

-Algunas ideas para organizar nuestra información: nombres de etiquetas.

-Cómo crear etiquetas y cómo editarlas.

A. ALGUNOS TRUCOS

Para empezar, decir que uso más de 50 etiquetas. Algunas las uso mucho, otras casi nada. Pero para organizarme fácilmente y no perder la cabeza, tengo 3 trucos:

1. La mayoría de las etiquetas que uso habitualmente las asigna automáticamente Gmail con la opción de filtros, que vimos en un post anterior. Por ejemplo, la etiqueta “Publicidad”, las etiquetas para las listas de distribución (Iwetel, Arxiforum, Cadius), para boletines (RecBib, GOB), para buscadores de trabajo (Infojobs) o para redes sociales (Linkedin, Twitter, Blog).

2. Utilizo la opción de tener etiquetas que cuelguen de otras etiquetas (Gmail las llama etiquetas anidadas). Por ejemplo, tengo una etiqueta para cada viaje que realizo que cuelga de la etiqueta madre “Viajes”. Y tengo una etiqueta para cada red social que cuelga de la etiqueta “Redes_Sociales”.

Hay que tener en cuenta que en algunas vistas las etiquetas que cuelgan de etiquetas se ven así: “Viajes/Toledo” o “Redes_Sociales/Twitter”.

! Desde la opción de configuración (en el menú de la rueda, arriba a la derecha), y la pestaña de “Etiquetas” podéis configurar vuestras etiquetas ya creadas para anidarlas en otras etiquetas, con la opción “Editar” de cada etiqueta.

3. Hasta lo máximo que puedo, elijo tonos de colores similares para cada grupo de etiquetas. Por ejemplo, las etiquetas de la etiqueta madre “Viajes” son de colores amarillentos, los colores de la etiqueta “Formación” y sus subetiquetas son rosáceas, y así hasta donde me permite el limitado mundo del color en Gmail.

130504_Etiquetas_Gmail_01

Los colores se pueden cambiar desde el panel lateral izquierdo, posándoos sobre el cuadradito de color y pinchando en la flecha que aparece. Podéis elegir un color de los básicos, o crear vuestro propio color a partir de una paleta -limitada- desde la opción de “añadir tu color personalizado”:

130504_Etiquetas_Gmail_11

B. NOMBRES DE ETIQUETAS

Aquí tenéis las etiquetas que uso que creo que os pueden ser útiles:

-Amigos

-Buscar_Trabajo

-Infojobs

-Chorradas_Chulas [esas cosas que te envían y te hacen gracia]

-Compis_Trabajo_BCN

-Empresa1

-Empresa2

-Compis_Trabajo_PMI

-Empresa3

-Empresa4

-Formación

-Curso1

-Curso2

-Information_Management [tu profesión]

-Arxiforum

-BibCat

-Iwetel

-Recetas

-Redes_Sociales

-Linkedin

-Twitter

-Shopping [compras]

-Amazon

-Viajes

-Menorca

-Toledo

A veces guardo mensajes en las etiquetas madre (por ejemplo, en Information_Management), pero a veces están vacías (por ejemplo, para Redes_Sociales) y sólo uso las subetiquetas.

C. CÓMO CREAR ETIQUETAS

Para finalizar, vamos a ver cómo etiquetar una conversación (correos) con una etiqueta nueva. En nuestro ejemplo vamos a etiquetar una conversación con la etiqueta “Toledo” que depende de la etiqueta madre “Viajes”. Partimos de la base que no tenemos ninguna de las dos etiquetas creadas.

1. Primero tendremos que crear la etiqueta “Viajes”.

2. Seleccionamos la conversación que queremos etiquetar, marcando con el ratón el cuadradito en blanco a la izquierda de los mensajes.

3. Pinchamos en el icono de etiqueta:

130504_Etiquetas_Gmail_02

4. Vamos a la opción “Crear una etiqueta nueva”:

130504_Etiquetas_Gmail_04

5. Escribimos en nombre de la etiqueta, “Viajes”, en este caso y pinchamos en “Crea”:

130504_Etiquetas_Gmail_06

6. Repetimos el proceso, para la misma conversación, del paso 1 al 4, pero esta vez pondremos que la nueva etiqueta es “Toledo” y que la etiqueta cuelga de “Viajes”, ya creada:

130504_Etiquetas_Gmail_07

7. Ahora tenemos la conversación marcada con 2 etiquetas: “Viajes” y “Viajes/Toledo”. Podemos quitar la primera simplemente:

-seleccionando la conversación

-yendo al icono de etiqueta

-pinchando en la etiqueta “Viajes”, desmarcándola

-pinchando en aplicar

Para asignar una etiqueta ya creada a cualquier conversación simplemente hay que seleccionar la conversación, ir al icono de etiqueta y seleccionar la etiqueta que queramos.

Por otro lado, podemos añadir o modificar las etiquetas desde la opción “gestiona las etiquetas” en el icono de etiquetas, una vez seleccionada una conversación:

130504_Etiquetas_Gmail_09

O en las opciones de configuración de las etiquetas, en la rueda de la derecha:

130504_Etiquetas_Gmail_08

Y yendo luego a la pestaña “Etiquetas”:

130504_Etiquetas_Gmail_10

Y esto es todo por hoy. Hemos visto un par de maneras de crear y editar etiquetas, pero hay que tener en cuenta que Gmail ofrece algunas más. Lo ideal es ir probando y encontrar la opción que mejor os vaya.

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9 comentarios

  1. Hola, como puedo ordenar las etiquetas por fecha?
    saludos y gracias

    • Hola, en principio no hay ninguna opción específica para ello. Lo que se me ocurre es o bien poner la fecha delante del nombre, por ejemplo aaaammdd_nombre como 20130923_curso1, 20130924_curso2, etc. O bien poner un número delante, por ejemplo 01_fotos, 02_estudios, 03_trabajos. Es decir, ordenar las etiquetas al ponerles números delante. ¿Te soluciona esta respuesta la duda?

  2. Hola. Está muy bien el post. Yo lo que echo de menos es que una subetiqueta penda de dos etiquetas distintas. Por ejemplo, que si tengo la subetiqueta “Menorca” y he ido de viaje allí pero también he trabajado pueda colgar de la etiqueta “Viajes” y “Trabajo”.

    • Gracias! Sí, es cierto. Igual con el tiempo lo ponen. De todas maneras, puedes tener una etiqueta que sea ‘Viajes/Menorca’ y luego a esa conversación ponerle la etiqueta ‘Trabajo’. Puedes poner tantas etiquetas como desees a las conversaciones!
      Saludos!
      Joana

  3. Javier Martinez Peliz

    Importé mis correos de yahoo que tiene solo carpetas, a gmail. La pregunta es como cambio lo que tengo ya importado en gmail como carpetas, a etiquetas. Tengo que crear nuevas etiquetas una por una?
    Y despues copiar lo de esas carpetas a las nuevas etiquetas?, o por favor como lo hago o organizo. ?
    Gracias
    Javier
    Tf 679444365

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