Cómo crear filtros para Gmail

Esta semana vamos a ver cómo crear filtros con Gmail. Por si no lo conocéis, Gmail es el correo electrónico de Google, como Hotmail lo es de Microsoft. A mí me gusta mucho, y tiene algunas funcionalidades estupendas, aunque para ello hay que profundizar un poco en el programa.

Se pueden crear filtros de varias maneras. Yo os propongo una en 3 sencillos pasos:

1. Realizar una búsqueda, en la casilla superior.

2. Seleccionar la acción que vamos a predeterminar para correos que encajen con nuestra búsqueda: archivar el correo, ponerle una etiqueta (carpeta), reenviarlo

3. Y crear un filtro con la búsqueda realizada.

A continuación iremos desgranando los pasos poco a poco, con un ejemplo práctico. Vamos a crear un filtro para los correos que las empresas nos envían con publicidad. La cantidad de publicidad que recibimos en nuestro correo puede llegar a saturar a nuestra bandeja de entrada. Pero si automáticamente (con el filtro) le asignamos una etiqueta, “Publicidad”, y lo archivamos (es decir, lo hacemos desaparecer de la bandeja de entrada), luego podremos recuperarlo directamente en la etiqueta “Publicidad” cuando más nos convenga. Para este ejemplo voy a usar los correos enviados por The Body Shop.

! Cuidado. Si los archivamos directamente habrá que tenerlo en cuenta si compramos algo a esas empresas, como un billete de avión, libros, reservamos un hotel, porque el sistema no discrimina si es publicidad “de verdad” o no, y nos lo estaría quitando igual de la bandeja de entrada que los mensajes tipo “billetes a 1 €”.

Esto es un ejemplo de muestra, pero podemos realizar multitud de filtros con gran variedad de problemáticas. Yo tengo filtros de todo tipo. Por ejemplo, relacionados con etiquetas, tengo correos de determinados organismos o con determinada palabra clave a los que automáticamente se les asigna una etiqueta. A primera vista me facilita mucho la lectura de los correos más importantes. Por ejemplo, tengo así etiquetados automáticamente los correos de Infojobs, los del colegio profesional al que pertenezco, los de las diferentes listas de distribución a las que estoy suscrita, de otros correos que tengo redireccionados a éste, los de Twitter, los del blog, etc. Y luego tengo otro tipo de filtro para correos que quiero que se archiven o eliminen directamente de temas o gente que ya no me interesa.

1. Primero realizamos una búsqueda con los parámetros que nos interesa recuperar. Vamos a la flecha que hay en el recuadro de búsqueda (cuidado, la caja de búsqueda de Gmail, no la caja de búsqueda del navegador -Internet Explorer, Firefox, Chrome-):

130319_Filtros_Gmail_01

Y rellenamos los campos por los que nos interese recuperar los mensajes. En el caso que nos ocupa, vamos a poner “Body Shop” en el remitente. Pero podríamos ponerlo en el contenido, añadir un rango de tiempo a la consulta (el último año, por ejemplo) o decidir que queremos recuperar los correos que tengan un fichero adjunto. Hay que tener en cuenta que se puede rellenar sólo un campo o todos; pero cuantos más rellenemos más restrictiva será la búsqueda, es decir, menos resultados conseguiremos.

Y luego clicamos en la lupa:

130319_Filtros_Gmail_02

Debajo se nos cargan los resultados, con los mensajes en los que aparecen los términos buscados (en nuestro caso en que el remitente sea “Body Shop”):

130319_Filtros_Gmail_03

2. Volvemos a clicar en la flecha de la caja de búsqueda. Fijaos que ahora no está en blanco sino que pone “from:(Body Shop)”, es decir, De: Body Shop. Si os animáis, poder realizar las consultas directamente de esta forma, con este tipo de parámetros. Pinchamos en “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda“:

130319_Filtros_Gmail_04

Y llegamos a la pantalla de creación del filtro:

130319_Filtros_Gmail_05

Aquí podemos elegir qué queremos que haga Gmail con los correos que nos llegan de The Body Shop. Vamos a marcar la casilla de:

A. “Omitir Recibidos (Archivado)”. Es decir, que los mensajes de The Body Shop ya no los veremos en la bandeja de entrada, sino que tendremos que ir a buscarlos a la etiqueta (carpeta) correspondiente. Si no le aplicamos ninguna etiqueta encontraremos los mensajes en la carpeta “Todos”. Si le aplicamos una etiqueta (paso B), debemos ir a esa etiqueta para visualizar los mensajes.

B.  “Aplicar la etiqueta” > “Publicidad”. Se nos abre un desplegable: si ya hemos creado etiquetas, ahora podemos seleccionar una de esas etiquetas; o crear una “etiqueta nueva” en ese momento, si aún no lo hemos hecho.

*Para aprender más sobre etiquetas podéis consultar este otro post sobre cómo crear y organizar las etiquetas de Gmail.

C. “Aplicar también a las [número] que coincidan con estos criterios conversaciones”. Esto significa que a los mensajes (conversaciones) que han coincidido con nuestra búsqueda inicial también les va a aplicar estos parámetros (A y B), y no sólo a los que lleguen de ahora en adelante.

3. Finalmente, pinchamos en “Crear filtro”. Arriba en medio en amarillo nos debe aparecer un mensaje que nos indica que el filtro ha sido creado.

Para terminar, es útil saber que podemos combinar mensajes de diferentes remitentes en un mismo filtro. Así, podemos crear un filtro con la etiqueta “Publicidad” para los mensajes de The Body Shop, los de Vueling, Booking y Amazon. Para ello simplemente debéis poner en la casilla del remitente: “Body Shop OR Vueling OR Booking OR Amazon”.

Pero recordad que si compráis algo, los correos recibidos también seguirán ese mismo patrón de etiquetado y archivo. Si no lo veis claro no marquéis la casilla de “Archivo” y tendréis los correos etiquetados como “Publicidad” en vuestra bandeja de entrada.

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